Szabályok itt is vannak
Az elektronikus hatósági ügyintézés lehetőségéről fokozott biztonságú elektronikus aláírás hiányában a Központi Rendszer gondoskodik, de a hatékonyság érdekében a felhasználóknak (intézményeknek és ügyfeleknek egyaránt) is teljesíteni kell néhány fontos kitételt.
Önkormányzatoknál a jegyző előtt folyik a közigazgatási eljárások nagyobb része, nem mindegy, hogy az önkormányzat megengedi-e az ügyintézést elektronikus úton. Fontos az is, hogy az elektronika több mindent jelent, a számítógépen kívül ide tartozik a telefon (szóban és sms-ben) és a fax is. Érdemes előbb tájékozódni, hogy az adott önkormányzat milyen ügyben milyen típusú ügyintézést tesz lehetővé. Vannak olyan ügyek is, amelyek esetében muszáj fogadniuk az elektronikus kérelmeket (az okmányirodai ügykörök).
Elektronikus levelezés útján a hatóság csak azzal az ügyféllel tarthat kapcsolatot, akinek van elektronikus levélcíme. Az ügyfél elektronikus elérhetőségi adatait (elektronikus levélcím, telefonszám, mobil-telefonszám, faxszám stb.) a közigazgatási szerv az adat visszavonásáig vagy megszűnéséig kezelheti, más szervnek vagy személynek csak törvény rendelkezése szerint vagy az ügyfél engedélyével adhatja át.
A hatóság döntését, a hatósági bizonyítványt, a hatósági igazolványt, a szakhatóság állásfoglalását - ha azt elektronikus úton kézbesítik - minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba kell foglalni. Az elektronikus dokumentum esetében a jogszabály időbélyegző alkalmazását írhatja elő. Az elektronikus ügyiratba történő betekintés az általános betekintési szabályok megtartásával és a betekintés dokumentálásával történhet. A hatóság az eljárás során keletkezett elektronikus dokumentumról a másolat készítésére jogosult személy kérésére, a jogosult választása szerint, hitelesített elektronikus, illetve hagyományos, papír alapú másolatot ad ki.