Hivatal az otthonunkban: e-okmányiroda
A "szükséges rosszhoz" képest is különösen utáljuk a hivatali ügyeink intézésére való várakozást. Ki ne vágyna arra, hogy elintézendő ügye már azelőtt elinduljon, mielőtt az okmányirodába lép? Itt nincs várakozás vagy kavarodás, kérelmünk és adataink előkészítve várják az ügyintézést. Internetes okmányirodával mindez könnyen megoldható.
Az idő mindig drága
A néhány éve működő netes szolgáltatás sokat megtakarít az intézkedésre szánt időből és energiából. Számítógépünk előtt ülve online igényelhetünk új okmányokat, előre kitölthetjük a szükséges nyomtatványokat, majd időpontot foglalhatunk a közeli okmányirodában. Előzetes felkészüléssel jelentősen csökkenthető a korábban rettegett lakcímváltozási-, anyakönyvi- járműigazgatási-, vállalkozói- és egyéb ügyek elintézésének ideje. Az elektronikus ügyintézés gazdasági haszna a papírfelhasználás csökkenésében, a postaköltségek megtakarításában, az utazási szükséglet és az ügyintézési idő csökkenésében mutatkozik - taglalja az e-okmányiroda előnyeit Kiss Kata, a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalának (KEK KH) munkatársa.
Sok hivatal személyes ügyfélszolgálata csak napközben van nyitva, így legtöbben csak munkaidőben tudják közigazgatási ügyeiket intézni - folytatta Kiss Kata. "Elektronikus ügyintézés esetén az így kiesett munkaórák és az ehhez kapcsolódó utazási költségek megtakaríthatóak, mert az Ügyfélkapu szolgáltatásai a hét minden napján, éjjel-nappal rendelkezésre állnak."
Bár a papír alapú iratok csatolása és kibocsátása teljességgel nem mellőzhető, azért jelentős mértékben csökken. Különösen igaz ez a teljesen elektronikusan (személyes megjelenés nélkül) intézhető ügytípusokra. Ilyen a hatósági bizonyítvány igénylése egyéni vállalkozói igazolványról, vagy a mozgáskorlátozottak parkolási igazolványának pótlása. Elveszett, ellopott, vagy tönkrement lakcímigazolványunkat és vezetői engedélyünket is pótolhatjuk tisztán elektronikus módon.
Csak az ügyfélkapun át
Csupán időpont egyeztetéshez még regisztrálnunk sem kell, ha azonban ügyet is indítanánk, saját ügyfélkapura van szükség. A regisztráció kezdetével első ügyünket is elindíthatjuk. Ha nincs elektronikus aláírásunk, úgy regisztrációnk megerősítéséhez személyesen kell az okmányirodába látogatnunk, így azonosítva magunkat. Ezt azonban csak egyszer kell megtennünk, utána életünk végéig "nyitva marad" az ügyfélkapu. Használatával az okmányirodák mellett különböző közigazgatási szervek e-ügyintézése is elérhető. Eddig nyolcszázezer honfitársunk regisztrált az ügyfélkapura.
Otthon "tépünk" számot
Az e-okmányiroda révén már otthon teljes körű tájékoztatást kapunk. Könnyen megtalálható az intézkedő szerv is, mivel az ügytípus megjelölése és kért adataink megadása alapján a rendszer automatikusan felajánlja nekünk az eljárás során illetékes irodát. A látogatás időpontjának kiválasztása mellett megtudhatjuk, milyen adatok és iratok szükségesek ügyünk (ügyeink) intézéséhez. Némelyik nyomtatvány legott le is tölthető, a kérelmek benyújtásához szükséges adatok már az internetes felületen előre megadhatók. A hibásan beírt adatokra a rendszer figyelmeztet biztosítva a javítás lehetőségét, így ellenőrzött folyamat után nyomhatjuk le az "ügy indítása" gombot. Ekkor kapjuk meg ügyszámunkat, amelyre mind a virtuális-, mind a valódi okmányirodában hivatkozhatunk.
Időpontfoglalásra nyolcvanhat, elektronikus ügyindításra negyvenhárom ügytípusban van lehetőség. A statisztikák szerint legtöbben személyazonosító igazolvány, útlevél és vezetői engedély ügyében foglalnak időpontot, ügyindításban a járműigazgatási ügyek vezetnek. Kiss Kata szerint egyre többen élnek az ügyintézés elektronikus formájával. "Az online tájékoztató felületeknek, prospektusoknak és az ügysegédi támogatásnak nagy szerepe van ebben."
Fejlődő e-iroda
Új lehetőség a hatósági erkölcsi bizonyítvány elektronikus igénylése. Tervben van többek között a gépjárműeladás tényének elektronikus bejelentése, gépjármű forgalomból történő ideiglenes kivonás bejelentése, gépjármű nyilvántartásból adatszolgáltatás kérése is - sorolja a legújabb fejlesztéseket a KEK KH sajtósa. "Proaktív jellegű szolgáltatás az értesítés küldése okmányok érvényességi idejének lejártáról (személyi igazolvány, vezetői engedély, forgalmi engedély). Az ügyfelek figyelmét felhívó e-mailt három alkalommal, az érvényességi idő lejárta előtt két hónappal (útlevél esetén hat hónappal), majd egy hónappal és végül a lejárat napján kapják meg."
Az ügyfelek kényelmét szolgáló szolgáltatás az okmányirodai bankkártyás fizetés lehetősége is. A KEK KH által működtetett Központi Okmányirodában 2009. július elsejétől, a megyei és a budapesti kerületi okmányirodákban 2009. szeptember elsejétől működik a szolgáltatás, ami 2010 első felében az ország valamennyi okmányirodájában megvalósul. A Központi Okmányirodában idén októberben például 4840 darab tranzakció történt ilyen módon.